3. Entreprendre au Québec : les différentes étapes d’incorporation

Après avoir choisi le statut juridique de l’entreprise, vous allez devoir faire certaines démarches pour compléter votre projet d’entreprendre au Québec :

Vous immatriculer

Pour rendre publique votre existence et l’information essentielle concernant l’entreprise. L’immatriculation se fait auprès du registraire des entreprises. Selon la forme juridique de votre entreprise, diverses formalités d’immatriculation sont requises. Une personne physique qui exploite une entreprise individuelle sous un nom qui comprend son nom et son prénom n’a pas à s’immatriculer. Le registraire des entreprises immatriculera la compagnie en déposant les statuts et les documents associés ainsi qu’un certificat de constitution au registre des entreprises. Un exemplaire des statuts et du certificat seront expédiés à la compagnie et la déclaration initiale produite dans les 60 jours suivant le dépôt des statuts au registre est gratuite, sinon des frais sont exigibles.

Obtenir un Numéro d’entreprise (NE)

Avec votre immatriculation, on va vous attribuer un numéro d’entreprise (NE). Ce système de numérotation remplace les nombreux numéros dont les entreprises ont besoin dans leurs échanges avec le gouvernement fédéral. Il se compose de 15 chiffres qui identifient chaque compte, (l’impôt sur le revenu des sociétés, le numéro d’importateur et d’exportateur, les retenues sur la paie et la TPS, taxe sur les produits et services). Le NE est le passe-partout de toute entreprise qui veut s’inscrire aux divers programmes et services du gouvernement du Québec.

Obtenir un Numéro d’Entreprise du Québec (NEQ)

Ce numéro simplifie et accélère les relations entre les entreprises et les divers ministères et organismes du gouvernement du Québec. Composé de dix chiffres, le NEQ est attribué automatiquement lorsque vous immatriculez votre entreprise. Il n’est pas obligatoire si votre entreprise n’est pas immatriculée (par exemple, si son nom comprend votre prénom et votre nom de famille), mais si vous souhaitez avoir un NEQ, vous pouvez en faire la demande à l’un des deux bureaux de Services Québec qui offrent les services liés au registre des entreprises.

Vous informer pour la réglementation et les permis

L’entreprise doit remplir certaines exigences de base et un certain nombre d’activités commerciales ne peuvent être exercées sans l’obtention de permis renouvelables chaque année et délivrés par certains organismes ou ministères des gouvernements provincial et fédéral. Pour connaitre les principaux permis d’exploitation dans la province de Québec, consulter le site gouvernemental Réseau Entreprises Canada.

Connaître les permis d’exploitation et règlements de zonage commercial

Cette information est disponible et peut être retirée auprès de l’hôtel de ville de votre municipalité. Vous obtiendrez de l’information sur les règlements de zonage, permis d’exploitation de la ville, permis de construction, taxe d’eau, taxe d’affaires, taxes scolaires et immobilières. Pour plus de renseignements, consultez le Répertoire des régions, MRC et municipalités du Québec.

S’inscrire à la Commission de la santé et de la sécurité du travail (CSST)

Tout employeur qui emploie au moins un travailleur à temps plein ou à temps partiel, est tenu de s’inscrire à la CSST et de verser une cotisation. L’inscription et la gestion des dossiers peuvent se faire par internet.

Se renseigner à la Commission des normes du travail (CNT)

L’entrepreneur doit, s’il a des employés, se conformer à la Loi sur les normes du travail qui fixe les règles entourant les conditions de travail telles que le salaire minimum, les heures de travail, les vacances annuelles, les jours fériés et les congés spéciaux. L’employeur est tenu de verser des contributions à la Commission des normes du travail.

Connaitre la fiscalité

Le système fiscal québécois est basé sur le principe de l’autocotisation – Vous devez calculer la part d’impôt que vous devez verser et déclarer vos revenus. De même, si vos revenus d’entreprise sont supérieurs à 30 000 $, vous devrez probablement percevoir la TPS et la TVQ; si vous avez des employés, vous devrez déclarer leur salaire, faire les retenues qui s’imposent et remettre à Revenu Québec les sommes perçues en son nom dans les délais prévus à cette fin.

Nota : il existe des séminaires d’informations gratuits sur la fiscalité offerts pour les particuliers en affaires et les entreprises incorporées par l’Agence du Revenu du Canada en partenariat avec Revenu Québec.

Qui peut incorporer l’entreprise?

L’incorporation d’une entreprise peut se faire de différentes façons. Si vous êtes en mesure de la faire par vous-même, il est généralement conseillé de la faire en s’appuyant sur un spécialiste qui vous aidera à le faire dans les règles.

Au Québec, les avocats ou les notaires spécialisés en droit des affaires sont les professionnels que vous pouvez solliciter pour réaliser ces démarches administratives.

Combien peut coûter l’incorporation?

Compter une fourchette comprise entre 500,00 $ si vous le faires vous-même (essentiellement des frais de constitution) et 1 500,00 $ si vous retenez les services d’un professionnel.

Quels sont les délais pour finaliser votre incorporation ?

Ils sont généralement rapides et vont de quelques jours à 3 ou 4  semaines au maximum.

Quelles sont les obligations pour la dénomination sociale de l’entreprise ?

Au Québec, vous avez l’obligation de choisir un nom en français pour votre entreprise. Afin  de savoir si vous pouvez exploiter la dénomination sociale que vous avez choisi, il est recommandé de faire une demande de réservation auprès du Registraire des entreprise du Québec (REQ) et au niveau fédéral  auprès d’Industrie Canada (Recherche de dénomination sociale NUANS).

Existe-t-il des contraintes au niveau des administrateurs ?

Il n’y a pas d’exigence particulière au Québec alors qu’il est obligatoire, pour une compagnie à charte fédérale, d’avoir au moins 25% des administrateurs qui sont résidents canadiens.

Comment se fait l’immatriculation au Québec?

Au Québec, votre immatriculation se fera automatiquement lors de la constitution de votre entreprise. Par contre, pour une entreprise à charte fédérale, vous devrez également l’immatriculer au Québec, province où vous allez exercer vos activités.

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