Vous êtes entrepreneur immigrant, il existe un certain nombre de règles qu’il est important de comprendre pour bien gérer votre entreprise. Savez-vous par exemple que votre entreprise est une personne muette. Elle ne parle pas. Son seul moyen de communication : le livre de société !
Ce document est d’une importance capitale pour l’entreprise car il reflète la vie de la société. En effet, il contient l’acte de naissance de la société (le certificat de constitution), les règlements régissant son fonctionnement, les procès-verbaux des réunions des administrateurs et des actionnaires, etc. Un vrai journal intime donc!
Une personne morale
Qu’entend-on par personne morale? Pour vous donner une image, vous ne verrez jamais une société par actions téléphoner à un député ou tenir une conférence de presse. Pourquoi? Parce que la société est une personne «morale», dépourvue d’attributs physiques.
Ce sont le président et les autres officiers de la société qui agissent à la place de la société. Toutes les décisions de la société prennent la forme de résolutions qui doivent respecter les statuts, les règlements corporatifs ainsi que les conventions d’actionnaires, le cas échéant.
Vos papiers s.v.p.!
Vous décidez de financer votre entreprise? De consentir une garantie? D’effectuer un changement d’administrateur, de siège ou de nom? Votre entreprise fait l’objet d’une vérification fiscale?
Toutes ces occasions qui ponctuent la vie de votre société sont autant de situations où l’on vous demandera les papiers de l’entreprise. Toutes les décisions seront examinées minutieusement dans le but de vérifier si elles ont été adoptées en toute conformité avec les statuts et règlements de la société ainsi que dans le respect des dispositions légales. Du respect de ces règles dépend la sécurité de votre entreprise!
Mieux vaut prévenir que guérir
Négliger de tenir à jour le livre de société de votre entreprise peut lui faire encourir des sanctions administratives ou encore la mener à sa dissolution. Il s’agit d’une obligation légale!
Le livre de société vient officialiser les décisions importantes et préserve les avantages découlant du statut de personne morale. Pensez aux conflits ruineux que vous éviterez en tenant votre livre de société à jour!
En tant que notaires et partenaires de Destination Québec, nous avons à coeur la réussite des entrepreneurs immigrants. Nous leur offrons un service de tenue et de garde de leur livres de société ainsi que des conseils éclairés lors de la prise de décisions importantes. Si vous considérez que votre entreprise est l’un de vos investissements les plus précieux, ne négligez pas sa sécurité juridique! Tenez à jour son livre des minutes et voyez à ce qu’il soit sous garde sécuritaire.
Auteur : Mathias Poret, Notaire
